Bei einer GEMA-Kontrolle wird geprüft, ob ein Unternehmen Musik öffentlich wiedergibt und ob dafür die erforderlichen Nutzungsrechte vorliegen. Wer Musik nicht korrekt angemeldet hat oder die GEMA-Freiheit nicht nachvollziehbar belegen kann, riskiert Nachforderungen und unter Umständen einen Zuschlag von bis zu 100 %. Forderungen können auch rückwirkend geltend gemacht werden.

Welche Nachweise müssen der GEMA vorgelegt werden?

Seit Oktober 2025 setzt die GEMA nicht mehr auf die bisherigen Vor-Ort-Kontrollen durch ihren freiberuflichen Außendienst. Stattdessen erfolgt die Lizenzüberwachung überwiegend über digitale Verfahren wie automatisierte Datenabgleiche und Online-Überwachung. Die Melde- und Lizenzpflicht bleibt davon unberührt.

Unternehmen sollten jederzeit belegen können, welche Musik genutzt wird und auf welcher rechtlichen Grundlage die öffentliche Wiedergabe erfolgt.

Musikquelle	Nachweis
Spotify, Apple Music und vergleichbare Streamingdienste	Nicht möglich
Radio	GEMA-Anmeldung & Gebührennachweis
Eigene Musikbibliothek	Einzelprüfung erforderlich
CDs	GEMA-Anmeldung & Gebührennachweis
GEMA-freie Business-Plattform wie ORPHÉ	Lizenz und Zertifikat, jederzeit online im Profil abrufbar

Was bei Nichtanmeldung konkret droht

Eine klassische „GEMA-Strafe" oder ein Bußgeld gibt es nicht. Stattdessen kann die GEMA zivilrechtliche Ansprüche geltend machen. Dazu gehören insbesondere:

• Nachforderungen für nicht lizenzierte Musiknutzung
• ein Kontrollkostenzuschlag, der nach der Rechtsprechung bis zu 100 % des regulären Tarifs betragen kann
• gegebenenfalls weitere zivilrechtliche Ansprüche.

Die GEMA kann Forderungen auch rückwirkend innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen geltend machen. Kann ein Unternehmen nicht belegen, ab wann die Musiknutzung begann, geht die GEMA vom ungünstigsten Zeitraum aus.

Die GEMA-Vermutung: Warum auch GEMA-freie Musik nachgewiesen werden muss

Auch Unternehmen, die ausschließlich GEMA-freie Musik nutzen, sind nicht automatisch auf der sicheren Seite. Hintergrund ist die sogenannte GEMA-Vermutung. Sie besagt vereinfacht, dass bei einer öffentlichen Musikwiedergabe zunächst davon ausgegangen werden kann, dass Werke aus dem Repertoire der GEMA genutzt werden. Das bedeutet:
Wer GEMA-freie Musik nutzt, muss das lückenlos dokumentieren und bei Bedarf für jedes einzelne gespielte Stück nachweisen können, dass es tatsächlich GEMA-frei ist. Ohne diese Dokumentation behandelt die GEMA die Nutzung als GEMA-pflichtig – mit den entsprechenden Konsequenzen.

So bereiten sich Unternehmen optimal vor

Mit wenigen Maßnahmen lässt sich eine Kontrolle problemlos meistern:

• Musikquelle eindeutig dokumentieren
• Lizenzunterlagen und Freistellungsnachweise griffbereit halten
• Beschallte Flächen korrekt bei der GEMA melden, sofern GEMA-pflichtige Musik genutzt wird
• Eigene Mitarbeitenden informieren
• Änderungen der Musiknutzung oder der beschallten Flächen dokumentieren und gegebenenfalls die Lizenzierung anpassen

Jetzt GEMA-frei mit Nachweis beschallen: Mit ORPHÉ

ORPHÉ stellt Unternehmen ausschließlich GEMA-freie Musik zur Verfügung und liefert die passende Dokumentation direkt mit. Freistellungszertifikate und Lizenznachweise stehen jederzeit online im Kundenprofil bereit und können sofort vorgelegt werden. Damit können sich Läden, Restaurants, Cafés, Salons und Studios bei GEMA-Kontrollen entspannt zurücklehnen.

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